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In Word 2010 nennt sich der Serienbrief im allgemeinen „Seriendruck“. Ein Serienbrief besteht immer aus einem Dokument und einer Datenquelle. Word trägt automatisch die Adresse, die Anrede und weitere gewünschte Felder im Dokument ein.

Einen Serienbrief zu erstellen ist eine ganz einfache Sache. Es steht dafür der Seriendruck-Assistent zur Verfügung.

Schnellanleitung

1. Sendungen -> Seriendruck Starten -> Seriendruck-Assistent
2. Dokumenttyp Festlegen ((Brief, E-Mail, Umschläge, Etiketten, Verzeichnis)
3. Startdokument festlegen (Aktuelles Dokument, Vorlage, Vorhandenes Dokument)
4. Empfänger Wählen (Vorhandene Liste, neue Liste, Outlook-Kontakt)
5. Excel Datei und Tabellenblatt wählen
6. Filtern und Sortieren
7. Adressblock und Grußzeile einfügen (ggf. Felder anpassen)
8. Vorschau der Daten
9. Brief drucken oder speichern
10.   Fertig

Ausführliche Anleitung

Den Seriendruck-Assistenten starten

Um diesen zu öffnen geht man im Register „Sendungen“ und klickt auf „Seriendruck starten“ und dann auf „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen…“. Mit seiner Hilfe wird der Serienbrief in 6 Schritten erstellt.

Daraufhin öffnet sich der Assistent für den Seriendruck.

Schritt 1: Dokumenttyp festlegen

Als ersten Schritt muss man den Dokumenttyp festlegen. Hier kann man zwischen einem Brief, einer E-Mail, Briefumschlägen, Etiketten und einem Verzeichnis wählen.

In unserem Fall wählen wir den Brief aus und gehen mit einem Klick auf „Weiter: Dokument wird gestartet“ zum nächsten Schritt des Assistenten.

Schritt 2: Startdokument wählen

Hier kann man entscheiden ob man ein bereits vorhandenes Dokument verwenden möchte oder ein neues Dokument erstellen möchte.

Wir wählen ein bereits geschriebenes Dokument als Arbeitsgrundlage oder erstellen an dieser Stelle ein Neues. Möchten wir an dieser Stelle ein bereits geschriebenes öffnen, markieren wir, wie in der Abbildung zu sehen „(Weitere Dateien…)“ und klicken auf „Öffnen“ um ein bereits vorhandenes Dokument zu öffnen.

Es wird in den meisten Fällen jedoch das Praktischste sein, das entsprechende Dokument vorher zu öffnen, es anzupassen und an dieser Stelle „Aktuelles Dokument verwenden“ anzugeben.

Klicke auf „Weiter: Empfänger wählen“ um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Schritt 3: Empfänger wählen

Im nächsten Schritt kann man wählen, ob man eine vorhandene Liste (z.B. eine Excel Tabelle) verwenden möchte, oder aus seinem Outlook Kontakte wählen möchte oder eine neue Liste erstellen will. Wir entscheiden uns für das erste „Vorhandene Liste verwenden“.

Mit einem Klick auf „Durchsuchen“ suchen wir uns die Excel-Tabelle mit den vorhandenen Adressen.

Im darauf folgenden Fenster müssen wir noch angeben, welches der Tabellenblätter die Daten enthält und ob die Tabelle Überschriften hat.

Nach einem Klick auf „OK“ werden die Daten der Tabelle angezeigt und wir können weitere Sortierungen vornehmen oder die Daten filtern.

Im gezeigten Beispiel soll nur an Personen ein Brief erstellt werden, die in der Spalte „Ausw“ eine „1“ stehen haben. Also klicken wir auf „Filtern…“ um die Datensätze wie gewünscht zu filtern.

Nun können wir mit einem Klick auf „Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief“ zum nächsten Schritt wechseln.

Schritt 4: Schreiben Sie Ihren Brief

Nun kann man ein leeres Blatt beschreiben oder den vorhandenen Brief bearbeiten. In jedem Fall werden aber jetzt die Adresse und die Anrede eingegeben. Dazu setzt man den Cursor an die entsprechende Stelle im Text und klickt im Seriendruckassistenten auf „Adressblock…“ bzw. „Grußzeile…“ (Mit Grußzeile ist die Anrede gemeint.). Obwohl die Adresse aus mehreren Zeilen besteht wird vorerst nur ein Platzhalter („<<Adresse>>“) eingefügt.

Adressblock Formatieren

Klickt man auf den Link „Adressblock…“ öffnet sich ein weiteres Fenster in dem man den Adressblock formatieren kann. Hier kann man wählen, was angezeigt werden soll und erhält eine Vorschau, wie es angezeigt wird.

In manchen Fällen ist es notwendig, dass man die Zuordnung der Datensätze in der Excel Tabelle und den Feldern von Word korrigieren muss. Dies ist in unserem Beispiel der Fall da dort nur der Name und der Ort angezeigt werden.

Dazu klicken wir auf die Schaltfläche „Felder Wählen…“.

Im sich daraufhin öffnenden Fenster sieht man links die Feldnamen in Word und kann diese rechts mit den Feldnamen aus Excel verbinden. Ein Teil der Felder wurde von Word bereits korrekt zugeordnet und um einen Teil müssen wir uns selbst kümmern.

Die fertigen Briefe kann man sich im nächsten Schritt ansehen.

Klicke auf „Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe“ um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Schritt 5: Vorschau auf Ihre Briefe

In diesem Schritt sieht man, wie die Briefe aussehen wenn die entsprechenden Felder mit den Daten aus der Excel Tabelle ersetzt wurden. Mit den vor und zurück Schaltflächen kann man durch die Datensätze navigieren.

Außerdem ist es hierüber noch möglich, die Empfängerliste zu bearbeiten oder einzelne Datensätze aus dem Serienbrief auszuschließen.

Sind alle Datensätze korrekt und du mit der Vorschau zufrieden geht es mit einem Klick auf „Weiter: Seriendruck beenden“ zum letzten Schritt des Assistenten.

Schritt 6: Seriendruck beenden

Im letzten Schritt kann man wählen, was jetzt mit den fertigen Briefen geschehen soll. Hier hat man die Wahl zwischen „Drucken…“ und „Individuelle Briefe bearbeiten…“.

Bei ersterem werden die Briefe sofort ausgedruckt und bei der zweiten Option wird ein Word-Dokument erstellt das alle einzelnen Briefe enthält.

Fertig

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